Was ist ein EDV-System?
An dieser nichtgestellten Frage scheitern viele EDV-Projekte. Warum? Weil etwas eingeführt wird, ohne dass man sich vorher klar macht, was alles davon betroffen ist. Das war jetzt ein schöner Satz, macht das Problem aber immer noch nicht klar.
Versuchen wir eine Analogie in einem Bereich, der vielleicht eingängiger ist.
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Stellen Sie sich vor, Sie seien der Chef/die Chefin eines Unternehmens, das irgendwelche Teile produziert. Bisher wurden diese per Spedition abgeholt und zum Kunden verbracht. Um diese Aufgabe zu lösen, sind in ihrer Unternehmensorganisation Komponenten eingebaut worden, um die Spedition rechtzeitig vor der Auslieferung zu beauftragen, Frachtpapiere und Lieferscheine zu erstellen und der Ware beizulegen, die Ware in den Versand zu schaffen und auf den Laster zu laden. Bei Reparaturen oder beschädigten Waren wird ebenfalls die Spedition zur Abholung beauftragt, ein Abholpapier an die Spedition versendet, beim Wareneingang mit der Gutschrift/dem Reparaturauftrag abgeglichen und die Ware zusammen mit den Papieren zur Bearbeitung in das Werk gegeben.
Da ihre Kunden bei kleineren Teilen aber eine schnellere Lieferung bzw. Reparaturabwicklung erwarten, planen Sie einen eigenen "Schnellkurierdienst", bestehend aus zwei Transportern, die das jetzige Verfahren ergänzen sollen.
Was brauchen Sie?
Na, das ist doch einfach: zwei halbwegs preiswerte Transporter und zwei Fahrer mit je einem Handy.
Ist es so einfach?
Nein. Sie müssen eine ganze Menge mehr überlegen:
graphic Technische Aspekte:
Welche Waren werden transportiert, welche Abmessungen werden diese haben und was werden sie wiegen? (Bis 200kg genügt ein kleiner Kastenwagen, bei zwei Tonnen nicht mehr) Auf welche Weise werden die Fahrzeuge beladen, welche räumlichen Voraussetzungen muss der Transporter dafür erfüllen? Welche Lademittel müssen die Transporter selbst mitführen, ebenso welche Sicherungsvorrichtungen, damit die Ware nicht während der Fahrt verrutscht?
graphic Nutzung:
Wieviele Kilometer Laufleistung werden die Transporter haben, wie oft werden sie zur Wartung weg sein, wie überbrücken Sie diese Ausfälle? Von wieviel Uhr bis wieviel Uhr sollen die Transporter fahren, kann der Fahrer so lange eingesetzt werden, was ist bei Kunden mit Mehrschichtbetrieb oder wenn das eigene Werk mehrere Schichten fährt? Wer ersetzt einen Fahrer bei Krankheit oder Urlaub, wie steuern Sie die zugehörige Ersatzfahrerregelung? Was passiert bei einer Panne, wie wird der Transporter zur Werkstatt gebracht und wie überbrücken Sie die Ausfallzeit? Können Sie kurzfristig Fahrzeuge anmieten, um solche Lücken oder Zeiten mit extrem hoher Nachfrage zu überbrücken?
graphic Buchhaltung:
Wo liegen die Fahrzeugpapiere? Wer organisiert und regelt Schadens- und Reperaturbehebung? Wer benötigt welche Unterschriftsrechte? Wer rechnet die Handies ab? Wer ist gegenüber den Fahrern weisungsbefugt, wer ist Personalvorgesetzter? Wer kümmert sich um die Fahrzeugreinigung und deren Ausstattung zum Beispiel mit Kartenmaterial? Wer organisiert die Ersatzbeschaffung defekter Lademittel?
graphic Organisation:
Auch für die Transporter müssen Papiere erstellt werden - wer organisiert die Umstellungen in der EDV? Wie gelangen die Papiere rechtzeitig vom Werk zur Ware und der Transportauftrag rechtzeitig zu den Fahrern? Sind die internen Abläufe dazu schnell genug oder zu sehr auf die Spedition zugeschnitten? Wie werden eigene und Speditionsaufträge rechtzeitig und konfliktfrei getrennt? Wie und wer kann einem Kunden einen festen Liefertermin zusagen, wer kennt den Auslastungsgrad und die aktuelle Route der Transporter und wer kann und darf das umplanen? Wer ordnet den Kunden Prioritäten zu? Wie flexibel kann die Beladung geplant werden, muss das fest geregelt werden oder wird das noch auf Zuruf klappen?
Soviel zu unserem Beispiel. Sicher werden Sie noch mehr zu regelnde Punkte finden. Es ist doch schon eigenartig, wie eine an sich einfache Sache plötzlich immer umfangreicher wird?
Sie haben jetzt in unserem Beispiel drei Alternativen, weiter vorzugehen:
graphic "Das ist alles viel zu umständlich, dass kann sich sowieso nicht mehr rechnen oder wer hat denn schon die Zeit dafür. Lassen wir es."
Das ist nichts anderes als Faulheit. Wenn Sie die oben genannten Punkte betrachten, dann sind die meisten doch nichts anderes als Entscheidungsbedarf - sprich: darüber nachdenken, fehlende Informationen einholen, eine Entscheidung treffen, mit den anderen Entscheidungen verzahnen, die Ansprechpartner und Verantwortungen definieren und dann realisieren. In einem halben Tag kann das alles entschieden und in Gang gebracht werden. Verglichen mit dem Ziel - größere Kundenbindung und -zufriedenheit - ein minimaler Aufwand.
graphic "Das ist wieder einmal typisch deutsch, alles bis zuletzt planen. Blödsinn, loslegen und dann sehen was kommt."
Und dann kommt erst das eine, und dann das andere, und dann jenes, und dann fährt die Ware ohne Begleitpapiere in die nächste Kontrolle, und dann will der Fahrer nicht 14 Stunden am Tag unterwegs sein, und dann fragt der Buchhalter nach der blöden Versicherung, und am Schluß sind es dann wieder alle diese dummen Bestimmungen und Verordnungen und überhaupt die unflexiblen Mitarbeiter und der deutsche Staat und der Kaffeesatz und was sonst noch alles - nur nicht die eigene Kurzsichtigkeit, die aus einer guten Idee einen nervenaufreibenden Kleinkrieg - gegen was eigentlich? - machen.
graphic "Es geht gar nicht um die Transporter. Es geht um eine gute Transportidee, zu deren Realisierung viele Verbindungen zu bestehenden Komponenten geschaffen werden müssen, damit alles ineinandergreift. Wenn wir das richtig machen, dann wird das super laufen. Die Vorschriften sind nun einmal da, die müssen wir wie immer mit einbauen in das System."
Bingo! Die Transporter sind nur ein Mittel, um eine Idee umzusetzen! Die Idee bedingt das ganze darumherum, nicht der Transporter. Sie bauen ein ganzes System auf, damit diese Idee Fuß greifen und ablaufen kann.
Sie haben ein Transportsystem geschaffen!
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Ein System muss also nichts "Großartiges" sein. Im Prinzip ist ein System nichts anderes, als eine Forderung, die mit Mitteln versehen wird und deren Zielsetzung und Umsetzung gründlich durchdacht wird. Der Umfang der Forderung und der eingesetzten Mittel sowie die Abhängigkeiten bestimmen dann den Aufwand.
Ein EDV-System ist also nicht der PC, der auf Ihrem Schreibtisch steht, oder die Archivierungssoftware, in die alle Belege eingehen, oder die CAD-Software der Konstruktion oder der ISDN-Router im Rechnerraum oder der Webshop im Internet - nein, ein EDV-System ist der Einsatz dieser EDV-Mittel im Rahmen einer Zielsetzung und in Verbindung mit anderen Elementen des Unternehmens.
Wenn wir in den nachfolgenden Kapiteln also über den sinnvollen Einsatz von EDV diskutieren (bzw. Ihnen unsere Meinungen dazu vorlegen:), dann behalten Sie das bitte im Auge. Ein EDV- Element ist kein System - aber stellen Sie sich die Fragen: was beabsichtigen Sie damit? welche flankierenden Massnahmen stellen sicher, dass dieses Ziel erreicht wird? - erst dann konstruieren Sie EDV-Systeme aus EDV-Elementen.
Der Kitt zwischen den Elementen ist das System.
Auch das klingt gut, aber vielleicht macht hier das ein oder andere Beispiel zur Verdeutlichung doch noch Sinn?
graphic Es ist kein EDV-System, wenn man zwei Dutzend PC's, einen dicken Server, eine Netzwerkleitung und einen Internetanschluß aufstellt. Was man dann hat, sind zwei Dutzend Arbeitnehmer, die verdutzt ihre neuen PCs anstarren. Und dann genausoviel Zeit wie vorher zur Erstellung von ein wenig schöneren Briefen und Statistiken mit genau den gleichen Inhalten wie vorher aufwenden (müssen).
In diesem Fall fehlte jedes Ziel und konsequenterweise auch jede flankierende Maßnahme.
graphic Es ist kein EDV-System, wenn man eine Webseite gestalten läßt und einen eCommerce-Shop einrichtet. Was man dann hat, ist lediglich ein Platz im Internet. Aber wer sollte warum dahin gehen? Und wie sind eigentlich der Shop und das eigene Auftragssystem miteinander gekoppelt - lassen Sie mich raten: die Aufträge im Shop werden einmal täglich gedruckt und neu erfaßt?
Hier wurde Maßnahme und Ziel miteinander verwechselt. Das Ziel hätte eigentlich lauten müssen: Wir wollen einen signifikanten Anteil in unserem potenziellen Internetmarkt erreichen (Folge: Umfassende und nachhaltige Marketingstrategie unter Einbeziehung und Ergänzung des bisherigen Marketings und der bisherigen Interessentenkreise unter Zuhilfenahme der Webseite) und zusätzliche Umsätze realisieren (Bei der geschilderten Lösung würde die primitive Organisation doch sofort zusammenbrechen, sobald wirklich Aufträge kämen).
graphic Es ist kein neues EDV-System, wenn die alte Software oder Hardware (Betriebssystem, Büropaket, Warenwirtschaft, Fertigungssteuerung, CAD) durch eine neue Software oder Hardware ersetzt wird und ansonsten alles bleibt wie es ist.
Damit wird nur innerhalb des bestehenden EDV-Systems ein Mittel gegen ein neueres ausgetauscht. Das ist vielleicht sogar weniger fehleranfälliger, etwas schneller oder bequemer, aber bei Flugzeugen erwartet man einen Unterschied von Faktor drei zwischen einem normalen Düsentriebwerk und einem Nachbrenner, nicht einskommanullfünf. Warum soll das bei EDV anders sein?
Bedenken Sie auch, dass in zwei Unternehmen der genau gleiche Mitteleinsatz (bis hin zur Versionsnummer der Hard- und Software) zu völlig unterschiedlichen Ergebnissen führen kann. Der Unterschied liegt daran, dass das eine Unternehmen Systeme erschafft und darin die Mittel einsetzt, und das andere Mittel einsetzt und glaubt, sie hätte ein System.
Es ist ein wenig wie bei einer Fußballmannschaft - gute Spieler garantieren kein gutes Team.
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Fazit:
Wir sprechen im Folgenden immer von EDV-Systemen. Sie werden feststellen, dass die einzelnen Kapitel immer wieder darauf abzielen, dass EDV-Systeme nur wirkungsvoll sind, wenn sie umfassend in das Unternehmen integriert und genutzt werden. In diesem Kapitel wollten wir noch einmal ausdrücklich unterstreichen, dass EDV-Systeme auch immer mit strategischen Abteilungs- oder Unternehmensvorstellungen verknüpft sein müssen.
Und somit wortwörtlich jedes EDV-Mittel wahlweise zu einem Systembestandteil werden kann oder nicht - es liegt ausschließlich in der Entscheidung des einsetzenden Unternehmens!
Bei jeder Art von Hard- und Software!