Unternehmensweite Vorlagen
In Ihrem Unternehmen sollte niemand - NIEMAND - irgendeine Art von Dokument erstellen, ohne dazu eine zentral bereitgestellte Vorlage benutzt zu haben. Gleichzeitig sollten die zentralen Vorlagen vernünftig gestaltet sein - also nicht zu kompliziert.
Worum geht es uns mit diesen zentralen Vorlagen? Nun, auf jeden Fall möchten wir nicht jemandens Kreativität behindern. Wir möchten nur die folgenden Vorteile realisieren:
graphic Direkte Zeit- und Kosteneinsparungen
Höchstens 50% der für ein Dokument benötigten Zeit wird für die Erfassung des Inhalts aufgewendet, die restlichen 50% dann nur noch damit, das Layout zu perfektionieren, bis es dem Geschmack des Erstellers entspricht. Vorlagen dagegen bestimmen das Layout von vornherein. Dokumente können also wesentlich schneller und preiswerter als zuvor erstellt werden. Die Kreativität des Erstellers wird damit nicht beeinträchtigt, sondern auf den doch eigentlich wichtigeren Inhalt konzentriert anstatt auf die persönlich optimal empfundene optische Gestaltung - die der Empfänger ja gar nicht wahrnimmt, denn er erhält ja mindestens ein Dutzend unterschiedlicher Dokumente pro Tag. Und mit der eingesparten Zeit läßt sich doch wahrlich Sinnvolleres anfangen, anstatt noch Absätze und Schriftarten und Zeichenformate hin und her zu verschieben...
graphic Bessere Optik
Gut gemachte Vorlagen enthalten von vornherein eine gute Optik. Damit wird dieser Aspekt nicht dem Geschmack und den Fähigkeiten des Erstellers überlassen, sondern wird zu einer berechenbaren Eigenschaft aller Dokumente.
graphic Corporate Identity
Die Vorlagen sind in der Gestaltung aufeinander abzustimmen, so dass ein einheitliches Layout und Schriftbild zustande kommt. Erstens sind so die Vorlagen leichter zu erstellen, zweitens wirken auch aus mehreren Dokumenten zusammengestellte Unterlagen so professioneller. Ganz nebenbei bauen Sie damit (zumindest bezüglich der Äußerlichkeiten) ein Corporate Identity auf.
graphic Vorteile bei der EDV und beim Formulardruck
Wenn die Vorlagen auf ein einheitliches Layout getrimmt sind, dann wird es wesentlich einfacher, mit nur einem einzigen Vordruck auszukommen oder gar mit Blanko-Weiß-Papieren. Das spart einiges an Kosten, denn wenn Sie mehrere unterschiedliche Vordrucke benötigen, dann  muss nicht nur die Druckerei bezahlt werden, sondern es werden entweder auch Drucker mit entsprechender Anzahl von Papierschächten beschafft oder Ihre Mitarbeiter müssen dauernd das Papier wechseln. Mit einem einzigen Grund-Vordruck (der zum Beispiel nur Ihr Firmenlogo enthält), der von den Vorlagen um alle weiteren Angaben erweitert wird, wird die ganze Druck- Organisation dagegen wesentlich einfacher. Wenn Sie sogar schon einige Farblaserdrucker einsetzen, und das Logo bereits in die Vorlage integriert wird, dann können Sie sowieso mit Blanko-Weiß auskommen. Denn alle wichtigen, nach außen gehenden Dokumente werden dann auf den Farblasern gedruckt, die weniger wichtigen dagegen auf den normalen Laserdruckern. Außerdem können Sie Ihre Dokumente als EMail etc. versenden, und trotzdem sind immer alle notwendigen Angaben enthalten - ohne dass irgendjemand was beachten muss.
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Was ist bei Vorlagen zu beachten? Auch hier kann man eine Liste zusammenstellen:
graphic Technische Grenzen beachten
Sie werden nicht nur ein einziges Programm in Ihrem Unternehmen einsetzen, sondern mehrere verschiedene. Jedes hat andere technische Möglichkeiten, wie zum Beispiel der Seitenkopf und der Seitenfuß eingerichtet werden können. Damit Ihr Layout trotzdem weitgehend einheitlich bleibt, sollten Sie sich an einem einfacheren Standard orientieren. Richten Sie sich nicht nach den Möglichkeiten ausgerechnet des technisch besten Programmes, Sie werden sonst nur einen riesigen Aufwand haben, in den anderen Programmen das Layout wenigstens halbwegs ähnlich zu implementieren. Möglicherweise sind sogar die Druckprogramme Ihrer Warenwirtschaft oder des Produktionssystems nicht mehr in der Lage, das Layout umzusetzen, und das wäre doch schade, denn dann müßten Sie bei der Druckerei doch wieder Vordrucke bestellen.
graphic Beim Design die Beherrschung behalten
Firmendokumente haben nichts mit der Heraldik zu tun. Sie müssen nicht in jedem Detail irgendwelche Symboliken oder geheimnisvollen Bedeutungen verstecken - der Empfänger wird diesen Aufwand sicher nicht erkennen. Bleiben Sie bei klaren, übersichtlichen Designs. Das ist auch noch preiswerter.
graphic Alle wichtigen Daten integrieren
Bei einem Dokument muss erkennbar sein, zu welchem Unternehmen es gehört, wer es erstellt hat und wann es erstellt wurde. Dokumente im Außenverhältnis müssen zusätzlich noch die Anschrift, die Telekommunikationsdaten und die Bankverbindungen ausweisen. Außerdem muss der Inhalt des Dokuments auf einen Blick erkennbar sein, also entweder ein Betreff oder ein Titel (z.B. Quartalsumsatzstatistik) vorhanden sein.
graphic Auch das Textlayout muss vorgegeben sein
Die Vorlage darf nicht nur die grundsätzliche Seitengestaltung festlegen, sondern muß auch vorschreiben, wie der Inhalt des Dokuments zu formatieren ist. Alle Textverarbeitungsprogramme bieten dafür eigene Funktionen, zum Beispiel MS Word mit den Absatzvorlagen oder StarOffice (sogar noch besser). Wenn ein Programm einen solchen Mechanismus nicht kennt, dann sollten trotzdem die grundlegenden Richtlinien vorgeschrieben werden.
graphic Kontrolle tut not
Vorlagen sind keine Option, sondern eine Vorschrift. Im Prinzip nichts anderes als eine Arbeitsanweisung, wie bestimmte Vorgänge abzuwickeln sind. Wie jede Vorschrift, muss auch diese durchgesetzt werden. Natürlich wird es viele Gründe dagegen und noch mehr Ach und Weh geben. Der Vertrieb schwört auf seine Spezialitäten bei der Angebotsabgabe, der Kundenservice hat schon lange aus der Not eine Tugend gemacht und seine eigenen Vorlagen entwickelt, die er jetzt natürlich nicht aufgeben möchte, usw. Bei der ganzen Sache, so unerquicklich sie auch ist, darf eines niemals vergessen werden: jedes Unternehmen hat seine eigenen Vorlagen und schwört darauf, dass diese die einzig seligmachenden sind - aber jedes Unternehmen hat andere! Da kann eine Veränderung bei Ihnen auch nicht zur großen Katastrofe führen... Also: Vorlagen müssen durchgesetzt werden, und das fängt bei der Unternehmensleitung an und muss bis nach unten zu den Gruppenleitern ständig forciert werden - bis es jeder begriffen hat.