Tipp: Schulungen steuern
Schulungen verlaufen in der Regel nach dem Schema, das der Trainer vorgibt. Die Ursache dafür liegt auf der Hand: der Trainer weiß, welche Aspekte seines EDV-System er ansprechen muß, die Schüler wissen es eben noch nicht.
Leider ist dieser Ansatz falsch.
Es ist nämlich genauso wichtig, dass die Schüler erfahren, wie bestimmte Vorgänge denn jetzt in der neuen EDV abgebildet werden. Das ist nämlich ihre Aufgabe nach der Schulung. Aber von diesen Vorgängen weiß in der Regel der Trainer nichts, denn selbst gleichartige Aufgabenstellungen werden in den meisten Unternehmen unterschiedlich gelöst, bzw. in jeden Unternehmen gibt es "Spezialitäten".
Damit erfüllt die Schulung ihre Aufgabe in jedem Fall nur zu 50%. Da Schulungen recht teuer sind - Schulungskosten zzgl. aufgewendete Arbeitszeit - sollte eine bessere Lösung angestrebt werden.
Ein beliebter Lösungsweg ist, die Schulung ganz zu streichen. Der Gedankengang dazu entstammt wohl aus einer der folgenden Alternativen:
graphicNach der Schulung müssen sich die Leute sowieso erst einarbeiten. Außerdem vergessen sie die Hälfte von dem, was in der Schulung gesagt wurde. Bei einem Teil der Leute ist jegliche Schulung von vornherein vergeblich. Also sollen sich ein paar "Key User" selbst einarbeiten, und die bringen dann den anderen Leuten genau das bei, was diese bei ihrer Arbeit benötigen (Alternativ erhalten die "Key User" vielleicht noch eine Schulung).
graphicHeutzutage kann man wohl erwarten, dass sich die Leute selbst mit EDV beschäftigen. Es gibt Handbücher zum Nachlesen und die EDV-Systeme von heute werden mit viel bedienerfreundlicheren Techniken entwickelt als früher.
graphicEine gute Schulung wäre ja sinnvoll, aber das Geld haben wir nicht (oder kann ich gegenüber meinem Chef nicht rechtfertigen).
Alle drei "Argumente" vergessen den entscheidenden, wesentlichen Punkt: Unangenehme Tatsachen lassen sich vielleicht ignorieren, aber nicht wegdiskutieren. An einer anderen Stelle schwimmen sie wieder auf.
graphicZum Beispiel haben die "Key User" auch einen Job zu erledigen und drehen normalerweise nicht den ganzen Tag über Däumchen. Das Niveau, mit dem Know-How von den "Key Usern" auf die anderen Benutzer übergeht, wird folglich entsprechend der geringen verfügbaren Zeit ziemlich erbärmlich sein, unter Garantie aber schlechter als der Transfer in einer eigenständigen Schulung. Außerdem werden die Key User nach einer Weile auch nicht mehr gewillt sein, ihre Arbeitszeit für Know-How-Transfer zu verwenden, da sie dass bei ihren eigenen Aufgaben büssen müssen. Auf diese Weise wird insgesamt tatsächlich mehr Gesamtzeit bei schlechterem Gesamtergebnis verbraucht.
graphicDie Bedienbarkeit eines EDV-Systems hängt an seinem Konzept, der Verständlichkeit seiner inneren Logik und der Qualität seiner Umsetzung. Vor allem aber daran, dass alle Programme dieses Konzept auch wiederspiegeln. Die Technik, mit der das umgesetzt wird, trägt am geringsten dazu bei, denn davon sieht der Anwender gar nichts. Dieses Argument stammt deshalb auch typischerweise von Leuten, die selbst null Ahnung von EDV haben. Es ist leider bezeichnenderweise zugleich das Argument, dass bei der EDV-Auswahl von den Anbietern am liebsten benutzt wird und auch am liebsten von den Entscheidern gehört wird.
graphicDer einzige Grund, der ein neues EDV-System rechtfertigt, ist der zu erwartende Nutzen. Dazu muss es benutzt werden, und dazu muss der Benutzer wissen, wie er es benutzt. Wenn kein Geld da ist, um ihm das systematisch beizubringen, dann wird er es nur punktuell nutzen können, es wird sich kein ineinandergreifendes Zusammenspiel ergeben, und der erzielte Nutzen ist gering. EDV ohne Benutzer ist wie ein Auto ohne Räder - es läuft einfach nicht. Oder wie eine teure CNC-Maschine ohne entsprechend ausgebildetes Personal. EDV-Systeme mit dieser Mentalität zu beschaffen, ist gegenüber dem Unternehmen völlig verantwortungslos.
Da das Streichen der Schulung im Endeffekt also viel mehr Geld kostet als man spart, und zugleich auch noch Nutzenpotenziale ziellos wegwirft, wäre der bessere Weg doch der, die Schulung effektiver zu machen?
Was können Sie dazu tun?
graphicErstellen Sie eine Liste der Geschäftsvorfälle, die auf jeden Fall in dem neuen EDV-System abgebildet werden müssen. Diese Liste muss aus allen Standardvorfällen und den wichtigsten Spezialfällen bestehen. Reichen Sie sie an Ihren Anbieter weiter. Aufgabe des Anbieters ist es jetzt, die Lösungswege zu definieren oder Alternativen vorzuschlagen. Diese sind anhand des EDV-Systems den "Key Usern" zu zeigen und diese müssen das Ok geben, dass die Vorfälle so abgebildet werden können (Eine solche Liste sollten Sie eigentlich sogar schon bei der Angebotseinholung parat haben). Diese Themen werden dann als Übungsbeispiele in die Schulung eingebaut.
Auf diese Weise wird das Know-How des Trainers mit dem konkreten Bedarf der Schüler verknüpft, und gleichzeitig der Anteil des hängenbleibenden Wissens erhöht (da besser auf reale Probleme zuordenbar).
graphicTeilen Sie die Gruppen richtig auf und ordnen Sie das passende Trainingsniveau zu. Jede Schulung verliert 50% ihrer Effektivität, wenn schlecht und gut lernende Personen gleichzeitig darin sitzen. Leider wird aus Kostengründen lieber eine acht Personen starke Gruppe in eine Schulung gesetzt, als zwei Schulungen für je vier Personen zu halten. Der schlechte Witz ist, dass beides genau so teuer ist, nur sehen Sie im ersteren Fall die Kosten nicht, da diese während der Arbeitszeit nachgeholt werden müssen. Machen Sie das besser, akzeptieren Sie lieber ersichtliche Kosten gegenüber versteckten. Setzen Sie dann die voraussichtlich besseren Gruppen zuerst ein, denn spontan entstehende Probleme/übersehene Geschäftsvorfälle werden von diesen noch während der Schulung in der Regel umfassender gelöst und können der schwächeren Gruppe gleich als fertiges "Patentrezept" präsentiert werden. Das heißt, die erstere Gruppe beschäftigt sich sogleich auch ein wenig mit dem Mehrnutzen oder bereinigt im Vorfeld noch Probleme, während im Anschluß für die zweitere, schwächere Gruppe ein größerer Anteil der Zeit sinnvollerweise auf die eigentliche Schulung verwendet werden kann.
graphicAchten Sie auf die Zusammenarbeit der Gruppen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen nach der Schulung. Benutzen Sie dazu die Listen der Geschäftsvorfälle als Diskussiongrundlage. Was beißt sich? Damit vermeiden Sie am ehesten, dass jede Gruppe (die ja auch fachlich zusammensortiert sind) aus Betriebsblindheit Probleme ohne Rücksicht auf den Rest des Unternehmens löst. Nach den Schulungen ist der beste Zeitpunkt dafür, denn dann sind die neuen Abäufe noch nicht eingeschliffen und die Leute eher bereit, bei der Lösungssuche aufeinander zuzugehen. Da die Leute dabei zugleich lernen bzw. gezwungen sind, ihre Geschäftsvorfälle in größeren Zusammenhängen zu sehen, ist das durchaus ebenfalls als Schulung zu bewerten und einzuplanen.
graphicNach einem halben Jahr muß eine Nachschulung erfolgen. Bis dahin hat sich nämlich jeder seinen bequemen Platz im neuen EDV-System gesucht. Jetzt muß der Anstoß kommen, über das Erreichte hinaus zu gehen. Da jetzt auch die Sicherheit bei den "gewöhnlichen" Vorgängen da ist, sind auch verständnismäßig die Voraussetzungen gegeben, eine Ebene höher zu klettern.
Das Ganze kostet Geld, klar. Ihre Wahl ist aber nicht die zwischen 100% Ausgaben und wie Sie diese bei möglichst gleichem Nutzen auf vielleicht 80% drücken, sondern lediglich ob Sie bei 100% Ausgaben 50% Nutzen realisieren oder bei 120% Ausgaben 80% Nutzen. Alles andere ist nur eine Illusion, die nicht den Realitäten entspricht!
Salopp formuliert:
Know-How haben heißt Verständnis von und für etwas haben. Man kann eine Sache entweder verstehen oder nicht und entsprechend sie benutzen oder nicht. "Halb verstanden" ist damit nur ein anderes Word für "nicht verstanden". Jede Mark Halbverständnis ist hinausgeworfenes Geld.
Ein Aspekt noch zum Schluß:
Die eingangs dargestellte Argumentation wird gelegentlich auch von Führungskräften verwendet, die selbst sehr gut mit EDV-Systemen umgehen können. Nun ist es immer ein guter Rat, von anderen nicht mehr wie von sich selbst zu erwarten. Allerdings sollte man von anderen nicht immer genausoviel erwarten wie von sich selbst. Denn da alle Menschen unterschiedlich sind, blockiert man damit lediglich die, die besser sind als man selbst oder einfach nur anders vorgehen, und erhält im umgekehrten Fall nicht die beabsichtigten Ergebnisse, da man von falschen Voraussetzungen ausgeht. Das nennt man einen Planungsfehler.
Wenn Carl Lewis zum General würde, und alle seine Schlachten verlieren würde, weil er von seinen Soldaten die gleichen Marschleistungen erwartet wie er selbst leisten könnte, dann hätte er versagt. Von einem General erwartet man, dass er mit dem gewinnt, was er hat, und nicht mit dem, was er erwartet.
Aufgabe:
1. Stellen Sie eine Liste der Ihnen bekannten (vom Hörensagen oder wie auch immer) Unternehmen zusammen, die neue EDV-Systeme (welche auch immer) eingeführt haben.
2. Markieren Sie die Unternehmen mit einem X, die bei den Schulungsmaßnahmen mit einem der oben genannten Einwände gespart haben.
3. Markieren Sie die Unternehmen mit einem O, die bei den Schulungsunternehmen nicht gespart haben, aber nicht den Aufwand betrieben, die Schulungen an die eigenen Geschäftsvorfälle zu adaptieren.
4. Kennzeichnen Sie die Unternehmen mit C, bei denen die Mitarbeiter dauernd über die EDV klagen, weil sie sie bei der Arbeit behindert.
5. Überlegen Sie sich, was die Kombinationen XC und OC jeweils bedeuten?
graphicDas Ziel ist nicht die preiswerte Schulung, sondern die optimale Abstimmung zwischen Mitarbeiter und EDV(-Organisation)!