Tipp: Benutzer vorbereiten
In Ihrem Unternehmen gibt es zwei große Gruppen, um die Sie sich speziell kümmern müssen:
graphic Die vorsichtig Interessierten
graphic Die ängstlich Desinteressierten
Die beiden Gruppen werden in der Regel den Hauptanteil Ihrer Benutzer ausmachen, und vor allem werden Sie den Hauptanteil derer ausmachen, die die Grundnutzung des Systems bestimmen. Umgekehrt läßt sich das Ganze auch so ausdrücken: wenn diese Benutzer die EDV nicht mehr benutzen wollen, dann kann sie bestenfalls nur noch 30% bis 50% der erwarteten Leistung erbringen.
Interessanterweise sind diese Gruppen aber auch ausgerechnet diejenigen, die am wenigsten an der EDV-Einführung beteiligt werden. Die Gründen dafür liegen auf der Hand: diese Benutzer halten sich am meisten zurück, wenn es um neue oder mehr EDV geht, sei es aus Angst, nicht mitreden zu können (nicht immer unberechtigt, aber gerade die falsche "Lösung") oder aus Angst, bei kritischen Ansichten von den EDV-gläubigen und -Optimisten unsachlich/persönlich als überaltert oder inkompetent abgestempelt zu werden (was leider auch geschieht).
Wo liegt das eigentliche Problem?
Viele Menschen halten Veränderungen "an sich" nicht unbedingt für positiv. Entweder sind sie einfach der Meinung, dass das Bisherige doch gut genug sei, oder dass das Neue auch nicht besser sein müsse oder dass das Bisherige doch wenigstens bekannt sei. Das ist nicht unbedingt negativ: wer in den letzten 20.000 Jahren gern in dunkle Höhlen kletterte oder durch unbekannte Sümpfe wanderte ist heute im allgemeinen ein vielbestauntes Untersuchungsobjekt und kein Gewinner in der Überlebenslotterie. Vorsicht und defensive Zurückhaltung ist ganz einfach Bestandteil unseres menschlichen Wesens, genauso wie wir zwei Arme haben und Luft atmen.
Nichtsdestotrotz haben wir in diesen 20.000 Jahren umwälzende Entwicklungen erlebt und überlebt und komischerweise wurden die meisten dieser Umwälzungen letztendlich von genau diesen vorsichtigen, besorgten und zögernden Wesen erst in der breiten Masse umgesetzt.
Noch einmal: die meisten Menschen sind und waren schon immer gegenüber Veränderungen zurückhaltend eingestellt. Es gibt Ausnahmen, aber der gern kolportierte innovative, fortschreitende und weltoffene Charakter ist genauso selten wie der strahlende Dressman oder das superschlanke Modell von der Modetitelseite - und wird in den heutigen Zeiten leider ebenso gern als reales Vorbild für die restlichen 95% der Menschheit präsentiert (Vor 150 Jahren war diese <heutige> "Idealmensch" entweder ein gefährlicher, einzusperrender Radikaler oder ein sehr reicher Exzentriker, machen Sie sich das einmal klar!).
Nun, ein Unternehmen sollte sich nicht mit statistischen Ausnahmen, sondern mit der Regel befassen, also akzeptieren wir doch für das erste Mal unsere eher vorsichtig eingestellten Benutzer, oder vielleicht besser: zum ersten Mal.
Ich sage mit Bedacht "vorsichtig" und nicht "ängstlich", denn genau hier liegt der Hebelpunkt, an dem Sie eingreifen können und der für Sie den entscheidenden Unterschied zwischen einem akzeptierten, das heißt "benutzten" und einem unbenutzten EDV-System ausmacht!
graphic Wer "vorsichtig" ist, der mißtraut einer Sache erst einmal. Weil er sie nicht kennt, nicht einschätzen kann und vor allem nicht sicher weiß, was sie denn für ihn bedeutet.
graphic "Ängstlich" wird jemand, wenn er befürchtet, dass für seine Person Nachteile entstehen.
graphic Vorsicht können Sie mit Neugierde überwinden, Angst aber nur brechen - und ein gebrochener Mitarbeiter wird sich nie mehr für etwas einsetzen - ich und Sie täten es auch nicht!
Bei EDV-Angelegenheiten ist Angst sehr schnell im Spiel, denn oft wird ein starker Existenzdruck ausgeübt. Das beginnt mit so scheinbar harmlosen Aussagen wie "da können wir alle noch einmal zulegen" - Lesart: "wollen doch mal sehen, wem die Puste ausgeht", oder "Veränderungen sind normal, ab und zu muss es Neues geben" - Lesart: "Ihr seid eh schon zu verkalkt".
Wert lege ich an dieser Stelle auf die Anmerkung, dass die Lesart häufig nicht beabsichtigt ist. Aber ein paar solcher Aussagen, und aus vorsichtigen, zurückhaltenden Leuten werden besorgte, die Veränderung ablehnende Guerillas, die lieber aus unmittelbarer Existenzangst das EDV- System nicht benutzen (und damit ihre eigenen Interessen sabotieren), anstatt sich einmal gründlich damit zu beschäftigen. In der Folge wird die Lesart bewußt negativ (aus Ärger), usw. usw. usw. Das Ganze kostet dann sehr viel Geld und bringt niemanden etwas.
Aufgabe:
Wenn Sie jemanden hören: "Wir gaben uns Mühe, aber unsere Mitarbeiter wollten einfach nicht", dann erfragen Sie die Motivierungsversuche und stellen Sie die möglichen Lesarten dagegen.
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Und so werden Sie jetzt erfolgreicher EDV-Projekte durchführen:
graphic Sie stellen zwei Gruppen von Benutzern auf, die sich mit dem Projekt und - vor allem - mit denen Sie sich beschäftigen (Es IST Ihr Job, Ihren Mitarbeitern das Arbeiten zu ermöglichen)! In die eine Gruppe packen Sie alle Optimisten, die sich schon freuen, was Neues zu sehen, in die andere diejenigen, die das gar nicht so gerne sehen. Mit der einen Gruppe unterhalten Sie sich darüber, was Ihr EDV-System an Superleistung bringen soll, mit der anderen darüber, welche der bisherigen Aufgaben über das neue System laufen könnten. Erklären Sie der einen Gruppe ihren Existenzzweck damit, dass sie neue Visionen und Geschäftsideen suchen und umsetzen soll, und der anderen Gruppe, dass das Vordringlichste der Erhalt der Unternehmensfunktion ist - und nehmen Sie beides ernst (wenn der Erhalt der Unternehmensfunktion bei einer EDV-Einführung nicht für Sie wichtig ist, dann führen Sie besser keine neuen EDV-Systeme ein!).
Sie können ruhig davon ausgehen, dass die erste Gruppe wahnsinnig tolle Ideen entwickeln wird, deren Umsetzung aber über zwei oder drei Stufen abgewickelt werden muss - nichtsdestotrotz ist es wichtig, die Ideen bereits jetzt zu sammeln und für die Zukunft parat zu haben. Erwarten Sie von der zweiten Gruppe nicht Innovationen - ihr Zweck ist es, die bisherige Unternehmensfunktion und -organisation zusammenzustellen und welche Teile davon über EDV laufen müssen. Es werden in dieser Gruppe immer wieder Kommentare kommen, dass dies und das nur so und so laufen könne - meistens so, wie es schon immer war. Akzeptieren Sie das primär, lassen Sie das in Stichworten fixieren - und fragen Sie dann erst danach, welche Alternativen offen stünden, falls das EDV-System dass nicht könne. Seien Sie ebenfalls skeptisch, was die neuen Möglichkeiten der EDV angeht, betonen Sie, dass Sie gar nicht erwarten, dass jetzt riesige Fortschritte im Standardgeschäft auftreten, wichtig ist Ihnen der möglichst ruhige Weiterfluß des Tagesgeschäfts, alleine die Umstellung werde bereits Störungen verursachen (Es wird auch so sein, Sie treffen nicht einmal falsche Aussagen - selbst wenn Sie die bestgeeignetste und leichtbedienbarste EDV einführen, wird es ein paar Umstellungsstörungen geben). Vermeiden Sie Aussagen mit Lesarten, am besten vermeiden Sie jede optimistische Note, seien sie einfach realisitisch/skeptisch.
Die zweite Gruppe ist nicht dazu da, dass Sie jemanden Honig um das Maul schmieren. Diese Gruppe soll hart arbeiten. Aber sie soll von einem skeptischen Ansatz ausgehen dürfen, der keine Ziele in den Himmel schreibt, sondern die Wahrung der Kontinuität anstrebt. Das wird mit Sicherheit anstrengend sein. Aber es ist ein in mehrfacher Hinsicht nützliches Gegengewicht zu dem in der Regel alle Probleme unterschätzenden Optimistenteam.
Wenn das EDV-System kommt, und halbwegs so gut ist, wie es bei der Beschaffung geklungen hat, dann werden Ihre Skeptiker innerlich erleichtert aufatmen (Bestätigung der Vorsicht bei Vermeidung von Existenzangst) ("Seht Ihr, hier wird auch nur mit Wasser gekocht, und guckt Euch nur einmal an, was nicht mehr wie früher geht - aber das haben wir auch erwartet"), aber bereit sein, das System - mit allen vermeintlichen "Schwächen" zu benutzen - und noch wichtiger: sich gelegentlich auch einmal mit den neuen, vielleicht besseren Aspekten zu beschäftigen (Wer keine Angst hat, kann neugierig sein).
Sicher, es könnte anders schöner, leichter, bequemer sein - aber das ist es nicht, also nutzen Sie das, was Sie haben, und zwingen Sie es nicht, etwas anderes zu sein, das es nicht sein kann.
graphic Das Ziel ist nicht der perfekte Traum-Mitarbeiter, sondern die optimale Abstimmung zwischen Mitarbeiter und EDV(-Organisation)!