Tipp: "Keep things simple"
Was erwartet Ihr Rennfahrer von seinem Rennauto? Einfach: wenn er Gas gibt, soll der Motor höher drehen, wenn er noch mehr Gas gibt, soll der Motor noch höher drehen. Wenn er hochschaltet, soll der nächsthöhere Gang eingelegt werden,  wenn er runterschaltet, soll der nächsttiefere Gang eingelegt werden. Dreht er das Lenkrad ein wenig nach links, sollen auch die Vorderräder ein wenig nach links drehen. Dreht er mehr nach links, dann sollen die Räder mehr nach links eingeschlagen werden. Tritt er auf die Bremse, dann soll das Rennauto langsamer werden. Tritt er kräftig, soll es viel schneller langsamer werden.
Na, das war doch einfach und verständlich.
Jetzt tun Sie mal so, als Sie seien so ein bedauernswerter Tropf von "EDV-Knecht", der mit einem nicht untypischen Anwender zusammensitzt und ein ganz triviales Problem lösen soll: die Formulargestaltung für die Auftragsbestätigung. 90% aller Fälle werden sicherlich nach "Schema F" abgearbeitet, also Kunde, Konditionen, Termine, Artikel und Menge erfassen, Auftragsbestätigung drucken und versenden, Auftrag fertig. Aber was kann so alles passieren? (Bitte verzeihen Sie das etwas lange Beispiel, aber es ist notwendig und real)
Der Anwender: Bei einem Verkauf der Art XYZ drucken wir natürlich für den Kunden einen netten Hinweistext mit an. Wie sieht das denn bei Ihnen aus? Das ist ja entsetzlich, Sie drucken alle Textzeilen unterhalb der Überschriftszeile - wie sieht denn das aus!? Gräßlich. Das muß oberhalb der Überschriftenzeile stehen. Natürlich nicht bei den Hinweistexten aller Artikel, nur bei einigen bestimmten. Bei den anderen Artikeln soll der Hinweistext unterhalb des Artikels stehen, wo denn sonst, das ist ja wohl klar. Na, Ihr Programm wird das doch noch auseinanderhalten können, das frühere konnte das ja auch. Am Ende muss manchmal noch ein frei einzugebender Nachtext eingeblendet werden, der muß aber selbstverständlich unterhalb der Summenzeile gedruckt werden. Wie meinen Sie daß, der Kunde würde doch normalerweise nur den Teil zwischen der Überschrift und der Endsumme lesen. Nein, unsere Kunden lesen immer alles, deshalb geben wir uns ja so viel Mühe mit den Texten, vor drei Jahren hatten wir deswegen einmal eine peinliche Sache, oder waren es vor vier Jahren? Da fällt mir noch ein, vielleicht sollte man doch wahlweise besser je Auftrag entscheiden können, ob der Vortext ober- oder unterhalb der ersten Überschriftszeile gedruckt werden soll, dem Kollegen Maier wäre das eigentlich lieber, das können wir ja jetzt endlich machen. Könnte man den Vortext auf Wunsch nicht sogar auf jeder Seite obendran drucken? Was, Sie meinen, das Auftragsformular sei ganz schön kompliziert? Na dann warten Sie mal bis wir zu den Auslands-, EU- und unseren speziellen CoWegAStopax-Aufträgen kommen, da wird es erst richtig interessant. Für die Schweiz verwenden wir sowieso ganz eigene Formulare, die sehen richtig toll aus. Da haben wir damals drei Monate gebraucht, bis wir endlich zufrieden waren, mit unserer neuen EDV geht das jetzt ja bestimmt ruckzuck, haha.
Aber vorläufig machen wir doch erst noch mit den Bestellzeilen weiter: natürlich müssen zu jedem Artikel dem Kunden noch alle möglichen Zusatzangaben zur Verfügung gestellt werden. Aber bei unterschiedlichen Arten von Artikeln jeweils andere Angaben, ist doch logisch. Aber bitte: unbedingt schön spaltenförmig ausrichten, sonst sieht das ja wirklich unleserlich aus. Aber warum sind denn hier die Spalten soweit auseinander? Ach so, weil bei der Artikelart "Metall" genug Platz für eine zehnstellige Materialbezeichnung sein muß. Hmm, ginge das nicht auch irgendwie anders, so sieht das ja schon blöd aus. Nein, so gefällt mir das auch nicht, lassen wir das Layout doch lieber wieder, wie es war. Denken Sie doch am besten einfach noch einmal darüber nach, Sie entwerfen doch nicht nur für uns Formulare, andere müssen ja ähnliche Probleme haben, oder? Oh Gott, warum drucken Sie hier denn zweizeilig, das sieht ja scheußlich aus. Nicht mehr genügend Platz in der Zeile? Und wenn wir eine kleinere Schrift verwenden? Nein, nein, nein, dass ist zu klein, wenn man das faxt, das kann ja keiner mehr lesen. Sie haben gute Erfahrungen damit? Na, ich will das also nicht so klein. Aber zweizeilig will ich das auch nicht. Beides zusammen geht nicht? Na hören Sie, das ist aber Mist, bei unseren alten Formularen ging das doch auch. Sicher war da unsere Artikelnummer kürzer, aber die zehn Stellen können doch nicht so viel ausmachen? Das ist aber schlecht, eigentlich haben wir die neue EDV ja eingeführt, damit alles besser wird, aber jetzt sitzen wir schon seit zwei Stunden herum und das neue Auftragsformular sieht ja nur noch Scheiße aus. Also da müssen wir später noch einmal heran! Was meinen Sie, wie lange werden Sie denn für das brauchen, was wir bereits besprochen haben? ZWEI WOCHEN!!! ACHTTAUSEND MARK!!! FÜR EIN STINKNORMALES BLATT PAPIER!!!
Dieses Procedere mit dem wahrhaft "überraschenden" Kostenresultat können Sie auf praktisch jede beliebige Situation anwenden. Es gilt nicht nur beim Entwurf von Formularen, sondern auch bei Bildschirmmasken oder zusätzlichen EDV-Funktionen egal welchen Umfangs, aber leider unverändert auch beim Festlegen der Ablauforganisation und selbst beim Design von Geschäftsprozessen.
Es steckt kein böser Wille dahinter, auch kein besonders umständliches, paragraphenreitendes, entartetes Wesen (dem der wehrlose "EDV-Knecht" in so einem Fall am liebsten manuell die Sauerstoffzufuhr blockieren würde). Sondern es bemüht sich jemand nur nach besten Wissen und Gewissen, bereits vorhandene Eigenschaften und eine Vielzahl von gut begründeten Anforderungen in Verbindung mit neuen Möglichkeiten optimal auszuschöpfen.
Das Ergebnis ist dann eben sehr oft eine Melange, in der alles mögliche zusammengemixt ist, ohne einfache, erkennbare Struktur. Die Melange ist auch zufallsabhängig, denn je nachdem in welcher Reihenfolge die einzelnen Punkte eingebaut würden (sprich: irgendjemanden einfallen), käme auch jedesmal was anderes heraus.
Bei einem Formular ist natürlich nur der "EDV-Tropf" der Dumme, deshalb ist das eigentlich nicht gar so schlimm. Bei einer Bildschirmmaske leiden aber bereits die Anwender darunter, denn wenn sich auf dem Bildschirm zur Abbildung aller möglichen Erfassungs(vor)fälle die Felder und Buttons nur so häufen, dazu dann noch Farbe gekleckert wird, weil sonst keiner mehr irgendetwas auseinanderhalten kann, dann ist es klar, dass hier Fehleingaben und Ärger vorprogrammiert sind.
Wenn neue EDV-Funktionen so "konstruiert" werden, oder noch schlimmer: bestehende Funktionen auf diese Weise "erweitert", dann muß sich niemand mehr wundern, wenn kaum noch ein Anwender dieses Tohuwabohu von Sonderfällen, Steuerparametern und undurchschaubaren Zusammenhängen fehlerfrei und zielorientiert bedienen kann. In diesem Fall leidet dann bereits das Unternehmen als Ganzes.
Wenn Abläufe oder ganze Geschäftsprozesse auf diese Weise gestaltet werden, dann liegt wohl klar auf der Hand, dass in diesem Unternehmen sehr viel Zeit und Aufwand nicht mit der eigentlichen Arbeit verbracht wird.
Stellen Sie sich vor, die Steuerung Ihres Rennautos sei ähnlich entworfen. Ihr Rennfahrer hätte dann wohl andere Sorgen, als sich um einen Spitzenplatz zu bemühen (Wahrscheinlich ist er froh, wenn er überlebt).
Die Abstimmung zwischen Mitarbeitern und EDV klappt in diesen Fällen nicht, einfach weil überreguliert und übermäßig kompliziert wird. Wer soll da noch durchblicken? Auf die EDV- Grundnutzung und damit auf Ihr Unternehmen wirkt sich dass auf jeden Fall nicht positiv aus.
"Sachen" werden meist kompliziert, wenn Bestehendes stetig um einen Aspekt nach dem anderen ergänzt wird. Am Anfang lassen sich neue Aspekte meist noch recht einfach und schlüssig integrieren, und erst später wird das immer schwieriger. Da bis dahin aber alle sich an das bisherige Konstrukt gewöhnt haben, und es bisher ja "irgendwie" immer geklappt hat, wird diese Methode einfach fortgesetzt, auch wenn es mittlerweile sinnvoll wäre, einfach einmal ein Neu- Design zu versuchen.
Das Neu-Design hat meistens immer ein Problem: alle Aspekte der alten Lösung sollen "natürlich" beibehalten werden. Sprich: man will bestehende Vorteile erhalten. Das klingt gut, führt aber meist zu ebenso problematischen Melangen wie oben beschrieben.
graphic Bei einem Neu-Design ist es wichtig, sich auf die eigentlich wichtigen, abstrakten Kernziele zu konzentrieren: Was möchten wir erreichen? Vergessen Sie dazu Papiere, Formulare, Funktionen, Abläufe, Formalismen, Informationswege, Transportwege usw. Formulieren Sie das eigentliche Ziel. Und bauen Sie darauf Ihre Lösung auf, ohne auf die bisherigen Lösungswege zurückzugreifen. An dieser Stelle können externe Mitarbeiter oder Berater sehr helfen, weil ihr Denken nicht durch die bisherigen Lösungswege festgelegt ist. Aber engen Sie diese Leute nicht ein und verhindern Sie unbedingt, dass Ihre Mitarbeiter das tun. Niemand kann ein Neu-Design machen, wenn ihm bereits gesagt wird, was die neue Lösung an Lösungselementen zu beinhalten hat.
graphic Haben Sie den Mut zu regelmäßigem Neu-Design. Es ist viel leichter, einfach immer weiter zu machen anstelle einmal inne zu halten und neu aufzusetzen. Normalerweise gibt es keinen Ablauf oder Geschäftsprozess, der nach drei bis fünf Jahren nicht besser gemacht werden könnte. Natürlich kostet das Geld. Wenn Sie dieses Geld aber nicht investieren, dann riskieren Sie Wettbewerbsfähigkeit.
graphic "Keep things simple" - "Keep things simple" - "Keep things simple". Wenn Sie irgendetwas (technisches oder organisatorisch) machen, dass sich irgendwann ähnlich anhört wie das Beispiel am Anfang des Kapitels, dann haben Sie sich bereits verrannt. Setzen Sie neu auf! Denken Sie daran: das Ziel ist nicht die perfekte Lösung, sondern die optimale Abstimmung zwischen Mitarbeiter und EDV(-Organisation)!
graphic Das Ziel ist nicht die perfekte Lösung, sondern die optimale Abstimmung zwischen Mitarbeiter und EDV(-Organisation)!