Start document
In diesem Dokument bestätigt die "Task group" die Auftragsabwicklung und damit den aktuellen Stand der "Task specification". Außerdem wird der geplante Projektverlauf angesprochen.
Inhalte des "Start document":
graphic Bestätigung des aktuellen Stands der "Task specification" (Ja, wir sind mit dem Inhalt des Dokuments einverstanden)
graphic Bestätigung der Projektübernahme (Ja, wir werden den Auftrag abwickeln)
graphic Eine Liste der Informationsquellen und weiteren Informationen, die die "Task group" benötigen wird. Beziehen sich diese auf den Auftraggeber, dann muß dieser die Bereitstellung zusichern. Beziehen sich diese auf "Theme groups", dann muß der "Task group manager" die entsprechenden Kontakte suchen und die Lieferung der Informationen gewährleisten.
graphic Eine Projektgliederung. Die Gliederung muß in Form einer Checkliste erfolgen, so daß der Projektverlauf jederzeit nachvollzogen werden kann. Die Gliederung muß inhaltlich ausreichend detailliert sein, so daß eine effektive Projektverfolgung möglich ist (An welchen Teilaufgaben scheint die "Task group" nicht vorwärtszukommen, wo tut sich nichts mehr?).
graphic Einen Zeitplan. Der Zeitplan muß auf die Gliederungspunkte referenzieren. Zu jedem Punkt im Zeitplan sind die Vorbedingungen aufzuführen, unter welchen er eingehalten bzw. nicht mehr eingehalten werden kann. Damit sollen Verschiebungen im Zeitplan möglichst früh identifiziert bzw. vermieden werden (Zu beachten ist, daß normalerweise kein direkter Kontakt zwischen Auftraggeber und Mitarbeitern besteht. Ein Zeitplan nach diesem Schema ist somit eine vertrauensbildende Maßnahme und ermöglicht zugleich beiden Seiten, sich frühzeitig auf die zu erwartenden (oder ausbleibenden) weiteren Aktivitäten der jeweils anderen Seite einzustellen).
graphic Alternative Projektgliederungen und Zeitpläne sind ausdrücklich zugelassen. In diesem Fall müssen aber Prüfungsphasen vorgesehen werden. Zu jeder Prüfungsphase ist zu definieren: was von wem und warum überprüft werden muß und welche Auswirkungen das Prüfungsergebnis auf den weiteren Projektablauf hat. Die alternativen Gliederungen sind notwendig, da vorab oft viele Details noch nicht bekannt sind, die eine andere Projektabwicklung bewirken könnten. Teilweise kann es sogar notwendig sein, ganze Teilgliederungen neu zu erstellen und zu planen.
graphic Das "Start document" enthält auch Angaben, zu welchen Gliederungspunkten "Working results" (siehe dort) erstellt und herausgegeben werden.
Das "Start document" muß akzeptiert werden:
graphic Vom "Task group manager"
graphic Vom Auftraggeber
Liegt das Einverständnis beider vor, dann beginnt die Projektarbeit entsprechend der Projektgliederung und dem Zeitplan.
Je nach der Entwicklung des Projekts kann es zu starken Abweichungen zum geplanten Verlauf kommen. In diesem Fall müssen die "Task group" oder der "Task group manager" oder der "Auftraggeber":
graphic Die Nichtdurchführbarkeit des Gesamtprojekts oder von Teilen laut Projektgliederung erklären.
graphic Die "Task group" eine neue Fassung des "Start documents" erstellen, daß auf den bisherigen Stand aufsetzt.
graphic Dieses Dokument erneut genehmigen lassen.