Mit EDV einen Gang zulegen?
graphic EDV kann bestimmte (mechanische) Aspekte von Vorgängen deutlich beschleunigen. Zum Beispiel kann der Text für einen Geschäftsbrief schneller erfaßt und korrigiert werden, ein Verkaufsauftrag mit Preisen ist in der Warenwirtschaft deutlich schneller erstellt als mithilfe des Produktkatalogs in der Textverarbeitung von Hand zusammengetippt, Ihre Warenwirtschaft spuckt Ihnen (normalerweise) schneller eine Umsatzliste aus als Sie selbst diese anhand der Einzelbelege zusammenaddieren können usw. Insgesamt können diese Zeitersparnisse Vorgänge deutlich beschleunigen, Ihr Unternehmen dadurch also schneller werden.
graphic Viele Vorgänge bestehen aber nicht nur aus EDV-technisch optimierbaren Aspekten, sondern manchmal gehören dazu auch noch Gespräche, Abstimmzeiten, Wartezeiten oder einfach Zeiten für Überlegungen. Diese Zeiten können Sie schlecht mit EDV beschleunigen, ausgenommen dadurch, dass die EDV zugehörige Informationen vielleicht besser bereitstellen kann. Aber wenn Sie den Kunden am Telefon erst einmal eine Stunde lang beraten müssen, weil der Produktkatalog nicht selbsterklärend ist, dann hilft es auch nicht mehr viel, dass der eigentliche Auftrag in einer Minute eingegeben und gedruckt werden kann. Genauso hilft Ihnen auch die Standard-Umsatzliste nicht viel, wenn Sie die Daten gerne einmal anderes zusammengestellt sehen möchten, und diese Darstellungsform nicht programmiert ist.
graphic Ein sehr paradoxes, aber leider ungemein häufig zu findendes Phänomen: Wenn die EDV eine "Sache" nicht nur erleichtert, sondern auch noch ermöglicht, diese "Sache" sukzessive zu verbessern, dann wird die ursprünglich gewonnene Zeit sehr schnell wieder dadurch aufgebraucht, dass die "Sache" bis zum letzten "i-Tüpfelchen" verbessert wird. Das gilt vor allem für optische Aspekte. Der kurze Standard-Geschäftsbrief, der in fünf Minuten fix und fertig sein könnte, wird dann zum Beispiel anschließend noch einmal zwanzig Minuten lang "verschönert", damit auch wirklich alle ästhetischen Ansprüche erfüllt sind. Die Umsatzdaten, die das EDV- System auf Knopfdruck ausgibt und die dann in zehn Minuten wunderbar mit der Präsentationssoftware einfach aber aussagekräftig dargestellt werden können, werden in Wirklichkeit so lange optisch nachgebessert, bis der Empfänger des (einen Blattes) Papier auch wirklich nicht mehr umhinkommt, die außergewöhnlichen Kenntnisse des Erstellers des Papiers zu bewundern - der dazu zwei Stunden benötigte. Wenn die Warenwirtschaft ein bequemes Rabattsystem ermöglicht, dann muss dieses plötzlich unbedingt bis zum letzten denkbaren rabattheoretischen Aspekt ausgereizt werden, auch wenn das Unternehmen bis dahin problemlos mit drei einfachen Rabattstaffeln auskam. Dafür zerbricht "man" sich dann wochenlang den Kopf und sitzt bis spät in die Nacht in heißen Diskussionsrunden zusammen. Kurz: die positiven Aspekte edv-technischer Optimierungen werden dadurch wieder aufgefressen, dass die gleiche Sache plötzlich viel besser gemacht werden muß - warum auch immer.
Wenn Sie EDV einsetzen möchten, um zu langsame Vorgänge in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen, dann prüfen Sie zuvor immer erst, welche Aspekte eigentlich so viel Zeit verbrauchen und ob diese überhaupt edv-technisch angreifbar sind. Und wenn Sie schon optimierbare Aspekte finden, dann stellen Sie anschließend auch sicher, dass die Vorteile hier nicht durch Ausnutzung neuer Möglichkeiten wieder verloren gehen. Beachten Sie auch: es gibt immer Gründe, die für die Ausnutzung neuer Möglichkeiten sprechen - aber bevor diese zur Verfügung standen, ging es meistens doch auch ohne!?