EDV-Projektpläne und Fata Morganas
Sie haben jetzt also Ihre Ziele definiert, die notwendigen Maßnahmen ausgearbeitet. Jetzt kommt der letzte Schritt, Ihr Projektplan. Sie definieren also, bis wann Sie welche Maßnahme umgesetzt haben wollen, woraus sich ergibt, wann die Maßnahme beginnen muß, woraus sich ergibt, bis wann die entsprechenden Beschaffungen, Anpassungen oder welcher technische Firlefanz auch immer bereitstehen und installiert sein müssen.
Diesen Projektplan folgen Sie nun schön brav Schritt für Schritt, bis Sie sich am Ende angenehm erschöpft in das erquickende Quell des Erfolgs fallen lassen - und mit der Nase im Staub landen (oder auf harten Beton, das hängt von den Arbeitsbedingungen in Ihrem Unternehmen ab)!
Für (EDV-)Projektpläne gibt es zwei völlig korrekte Aussagen:
graphic Sie sind von vorn bis hinten Makulatur und stimmen niemals mit der Realität überein.
graphic Ohne ergeht es Ihnen noch viel schlimmer.
EDV-Projektpläne stimmen nie. Selbst wenn Sie so gewissenhaft wie nur möglich vorgehen, mit den besten Abschätzungen arbeiten können, jeden Termin genau belegen, keine unrealistischen Zeitvorgaben an den Kopf geworfen bekommen - irgendetwas ändert sich, irgendjemand kommt mit einer besseren Idee, hat einen (sinnvollen) Änderungswunsch in letzter Minute, entdeckt, dass das Ziel BGF unsinnig ist, weil die Kombination von ABC und XYZ das Problem schon erledigt, erkrankt an der Darmgrippe, ihre Kinder (oder Freund/-in) liegen mit einer exotischen Krankheit im Bett, im ausfallsicheren Server explodiert ausgerechnet das redundante Netzteil (ehrlich, schon erlebt), bei fünf völlig identischen PCs verhält sich das identische Betriebssystem auf fünf völlig verschiedene Weisen, aber nur in einem Fall wie gewünscht (auch schon erlebt), und ausgerechnet der kompetenteste Mitarbeiter kündigt.
Böser Wille? Universale Ungerechtigkeit? Mobbing? Keine Ahnung, so ist das Leben halt' einfach.
Aber was würde passieren, wenn Sie keinen Projektplan haben?
Es gäbe die gleichen Probleme, aber Sie wüßten nicht, daß Sie ein Problem haben - denn es gibt ja keinen Projektplan, in dem sich die Auswirkung dieser Probleme so deutlich dokumentiert. Erst irgendwann am Ende kommt dann entweder alles zusammen in einem große Klatteradatsch oder das Projekt mogelt sich irgendwie zu einem Ende durch - nicht weil alle zufrieden wären, sondern weil sich keiner mehr länger quälen will.
Deshalb:
graphic Erwarten Sie von keinem Projektplan, dass er dauerhaft Bestand hat!
graphic Sehen Sie Puffer für Unvorhersehbares vor! Es passiert immer etwas.
graphic Glauben Sie nicht, dass Sie an alles gedacht haben. Ihr Projekt wird mit Sicherheit noch während der Abwicklung um neue Ziele erweitert!
graphic Analysieren Sie die Gründe für die Abweichungen - liegt vielleicht ein systematischer Fehler in Ihrem Projektplan oder bei der Umsetzung der Maßnahmen vor? Wenn ja, dann können Sie Ihren Plan oder die Maßnahmen entsprechend umarbeiten und damit weiterarbeiten.
graphic Arbeiten Sie die Abweichungen in Ihrem Plan ein und dokumentieren Sie die Gründe - Sie sollten auch nach einem Jahr noch genau Ihren Projektverlauf nachvollziehen können! Bestenfalls um zu belegen, dass Ihr Projekt wie geplant lief, schlimsstenfalls um zu belegen, dass nicht Sie am Scheitern des Projekts schuldig waren.
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Projektpläne werden aber nicht nur durch unvorhergesehene Gründe durcheinandergeworfen. Es gibt mindestens eine vorhersehbare Ursache, die dazu führt, dass auch der realistischste Projektplan platzen wird:
graphic Ihr Plan sieht zu lange Zeiten vor, ist zu teuer, und der Endtermin ist viel zu spät.
Das ist nämlich mit absoluter und unumgänglicher Sicherheit die Meinung:
a) der Geschäftsleitung (die normalerweise die Inhalte der Planung nicht versteht, aber die Zahlen am Ende lesen kann)
b) der Abteilungsleiter (welche die durch die Einführung entstehenden Belastungen der Mitarbeiter und vor allem der Kostenstelle minimieren möchten)
c) der EDV-Freaks in Ihrem Unternehmen (die selbst zu Hause einen PC haben und damit sogar schon ihre Steuererklärung gemacht haben)
d) von Ihnen selbst (Sie nehmen dann plötzlich nur noch die Aufwände wahr, die klar und berechenbar erscheinen, nicht mehr die Unwägbarkeiten, die Sie im Detail doch eben erst aus guten Gründen eingebaut haben).
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Also noch einmal zusammengefasst:
graphic EDV-Projektpläne sind Fata Morganas, weil Sie nie an alles im voraus denken können und immer etwas Unvorhergesehenes passiert.
graphic EDV-Projektpläne werden zu Fata Morganas, weil keiner bereit ist, realistische Projektpläne zu akzeptieren.
graphic Aber ohne Projektplan verlieren Sie ziemlich schnell jegliche Orientierung, wo Sie und Ihr Projekt gerade stehen, geschweige denn, wo es eigentlich hin soll.
Arbeiten Sie deshalb trotz aller Probleme immer mit Projektplänen, zur Not mit einem offiziellen und einem inoffiziellen. Dokumentieren Sie alles, was zu Verschiebungen im Projektplan führt, einfach damit Sie im Kopf behalten, in welche Richtung sich Ihr Projekt verlagert. Und wenn am Ende des Projekts jemand danach gefragt, warum das alles so lange gedauert hat und viel umständlicher geworden ist usw., dann sind Sie in der angenehmen Lage, mit konkreten Antworten aufwarten zu können.