EDV-Angebote kritisch beurteilen
(03.04.00 - Autor: Olli)
Die Abgabe und Beurteilung von EDV-Angeboten sind sowohl für den Anbieter als auch für den Interessenten sehr schwierig. Gerade bei komplexeren Anforderungen ist es kaum möglich, die Qualität der angestrebten Umsetzung zu beschreiben bzw. herauszulesen. Auch die Höhe eines Angebots ist kaum ein Kriterium, einmal weil oft Preise "poltisch" entwickelt werden, zum zweiten weil es auch bei den Anbietern drastische Unterschiede in der Produktivität und den daraus notwendigen Aufwandsschätzungen geben kann.
Für die Beurteilung von Angeboten zu komplexeren Standard-Softwaresystemem erhalten Sie nachstehend (UNVERBINDLICH und OHNE GEWÄHR) ein paar echte Tricks aus der Geheimkiste eines Informatikers ;-)
graphic Lassen Sie sich bei Softwareangeboten eine Demoversion geben oder einrichten. Und zwar ganz kurzfristig, das heißt innerhalb höchstens einer Woche.
Zuerst einmal sehen Sie die Reaktion Ihres Anbieters. Die ist manchmal überaus interessant. Zum zweiten, wenn Sie die Demoversion erst einmal haben, können Sie die Software auch in Ruhe zusammen mit dem einen oder anderen erfahrenen Benutzer ausprobieren, und das sollten Sie auch unbedingt tun, denn das ist vielleicht die einzige echte, unbeeinflußte Entscheidungsgrundlage. Opfern Sie ruhig einen kompletten Samstag dafür. Sie müssen die Funktionalität der Demo nicht beherrschen, das können Sie in so kurzer Zeit sowieso nicht. Es geht im wesentlichen darum, dass Sie ein Gefühl über den Zustand und die Bedienbarkeit erhalten. Innerhalb einer Vorführung läßt sich nämlich auch Bananensoftware glänzend präsentieren, wenn dagegen Sie an der Tastatur sitzen, kann das schnell anders aussehen.
Es kann sein, dass aus technischen Gründen eine Demoversion bei Ihnen vor Ort nicht möglich ist. Dann muss mindestens eine Demoversion ungestört ein oder zwei Tage lang in einem ruhigen Eck beim Kunden benutzbar sein, und zwar wirklich innerhalb einer Woche. Wenn das auch nicht geht, dann sollten Sie sich langsam Gedanken machen... und ignorieren Sie die sicherlich guten Gründe, warum es nicht möglich sei, der Anbieter muss ja mindestens selbst seine Entwicklungsversion online laufen haben (wenn nicht, wie entwickelt er dann?).
Das Bereitstellen einer Demoversion oder eines ungestörten Platzes beim Anbieter kann unter Umständen kräftig Geld kosten - betrachten Sie das als Investition zur Erhöhung der Planungssicherheit, genau das ist es auch.
(Von Navision Financials können Sie jederzeit eine kostenlose, ausführliche Demoversion mit fast voller Funktionalität und inklusive elektronischer Handbücher erhalten, die Installation dauert keine fünf Minuten - das ist professionelle Software :-)
graphic Fragen Sie nach Handbüchern und Hilfedateien und lassen Sie sich diese vorab zeigen. Prüfen Sie, wie aktuell die Handbücher sind.
Gerade kleinere Unternehmen, die unter Hochdruck komplexe Software entwickeln, haben oft nicht mehr die Kapazität, sozusagen nebenbei die Handbücher mitzuschreiben. Typische Anzeichen sind stark veraltete Handbücher oder Handbücher mit vielen "Hilfen" der Art: "In diesem Feld können Sie FELDNAME eintragen". Sowas gibt es leider auch bei neueren Modulen größerer Anbieter. Treten solche Symptome aber sozusagen flächendeckend auf, dann kann das ein Anzeichen dafür sein, dass das Unternehmen wirklich unter Vollast ist. Es besteht dann eine gewisse Wahrscheinlichkeit, dass die Software noch nicht ganz durchgereift ist, sprich: Sie einen "heißen" Entwicklungsstand bekommen (Handbücher werden in der Regel erst geschrieben, wenn die Entwickler keine dringenden Funktionserweiterungen oder Fehlerbereinigungen mehr am Hals haben - stellen Sie ruhig kluge Vermutungen an, wenn Sie selbst nach mehrfacher Nachfrage keine Handbücher erhalten).
(Zu der Navision Financials Demo erhalten Sie beispielsweise die zugehörigen Handbücher auf der CD mitgeliefert und zu jedem Feld eine brauchbare F1-Onlinehilfe)
graphic Beurteilen Sie bei Besuchen vor Ort die Entwicklerarbeitsplätze. Ist alles überladen mit Bergen von Notizen, Papieren, Ausdrucken, Konzepten, Faxen, usw.?
Das ist kein Zeichen, dass die Entwickler oder die Software schlecht sind, aber es kann bedeuten, dass bei den Entwicklern wahnsinnig viel aufläuft. Wo in diesem Papierberg werden Ihre Probleme und Fehlermeldungen landen? Wie leicht kann bei diesem Arbeitsdruck ein Entwickler freigesetzt werden, um dringende Probleme zu lösen oder Beratung bei Ihnen vor Ort zu leisten?
(Leider gilt der Umkehrschluß nicht: aufgeräumter Arbeitsplatz ist nicht zwangsläufig gleich organisierte Bearbeitung oder viel freie Zeit)
graphic Setzt der Anbieter seine Software selbst ein?
Das geht nicht bei jeder Art von Software, ein Hersteller von CAD-Zusatzprogrammen macht ja selbst keine Konstruktion und kann daher auch nichts eigenverwenden.
Anders sieht es bei Warenwirtschaft, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, o.ä. aus. Warum setzt der Anbieter seine eigene Software nicht ein? Setzt er für seine internen Abläufe überhaupt Software ein - und in welchem Maße? Diese Fragestellung gilt sowohl für kleine als auch große Anbieter.
(Akzeptable Ausrede: er hat mehrere Produkte im Angebot und hat sich für ein anderes davon entschieden, weil es besser zu seiner Art Geschäft oder Betriebsgröße passt - und jetzt lassen Sie sich das anschließend auch noch gründlich zeigen. Haben Sie keine Hemmungen, meiner Erfahrung nach sind die gut organisierten Softwareunternehmen auch sehr stolz darauf und präsentieren sich selbst gerne und berechtigt als "Referenzlösung")
(In meinem jetzigen Unternehmen verwenden wir Navision Financials intern für die gesamte Betriebswirtschaft inkl. Zahlungsverkehr, sowie darin eingebettete Zusatzkomponenten für Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Aufgabenplanung und -abwicklung, Marketing, Dublettenprüfung, und Aufwandsabrechnung)
graphic Vertrauen Sie nie auf eine Vorführung, die nur vier Stunden dauert.
In dieser Zeit kann man nicht einmal die Oberfläche einer Softwarelösung ankratzen, geschweige denn die eigene Geschäftsorganisation dem Anbieter und umgekehrt den Lösungansatz der Software Ihnen klarmachen. Wenn der Anbieter ungerne längere Präsentationen vornimmt, und seine Argumentation lieber verbal oder mit Folien belegt anstatt am Bildschirm konkret zu umschreiben - dann ist entweder der Berater nicht für Sie geeignet oder er hat einen guten Grund. Fragen Sie ihn doch einfach einmal danach, vielleicht wird es ihm selbst ja nur nicht bewußt, und er liefert Ihnen danach eine realitätsnahere Argumentation.
Aber selbst wenn Sie schon (zum Beispiel durch positive Berichte aus anderer Seite) von der Softwarelösung überzeugt sind, so sind Sie immer noch von dem Berater bzw. der personellen Qualität des Anbieters abhängig. Denken Sie daran, dass Sie nach acht Stunden einen tieferen Einblick in jemanden erlangen als nach vier Stunden - diese vier Stunden können über hunderttausende DM entscheiden.