Die EDV
Es bringt Ihnen nichts, überhaupt nichts, die technisch beste Lösung zu wählen. Das bedeutet nur, dass Sie eine technisch gute Lösung haben. Es bedeutet nicht, dass Ihr Unternehmen diese nutzt. Denn genutzt werden kann sie nur von den Menschen, die sie bedienen. Diese Verwechslung zwischen "haben" und "nutzen" findet man sehr häufig in der EDV.
Paradoxerweise liegt die Ursache dieser Verwechslung in Unwissen. Je weniger jemand von der EDV versteht, desto eher geht er davon aus, dass EDV "haben" auch EDV "nutzen" bedeutet. Wie kommt das? Normalerweise sollte man doch meinen, wenn jemand von einer Sache nichts versteht, dann hält er das auch für schwierig. Tatsache ist, das es nicht so ist. Das läßt sich einfach erproben: Haben Sie eine leitende Tätigkeit inne? Wenn ja, benutzen Sie selbst Ihr EDV- System? Lassen Sie gerne jemand anders für sich Daten holen? Akzeptieren Sie es, wenn diese Person einmal sagt: das wird schwierig?
EDV nutzen bedeutet also automatisch EDV BEnutzen. "Benutzen" impliziert, dass ich weiß, welches Ergebnis ich erreichen möchte und die Schritte kenne, die notwendig sind, um dieses zu erreichen. Beides ist nicht immer - eigentlich oft nicht - gegeben. Es gibt m.E. zwei Gründe dafür:
graphic Das Ergebnis ist nur vage definiert. Das kann an einer unklaren oder nicht eindeutigen Zielsetzung liegen ("Ich benötige Umsatzzahlen nach Verkäufer" - soll das nach Verkäufergebiet, nach Aufträgen oder nach Rechnungen heißen? Das kann drei verschiedene Ergebnisse erbringen) oder daran, dass das Wissen des Mitarbeiters nicht ausreicht, um die Zielsetzung in die Begriffe des zugrundeliegenden EDV-Systems umzusetzen.
Der Mitarbeiter geht nun entweder mit dieser unklaren Definition an die EDV ran, erhält entsprechend willkürliche oder keine Ergebnisse, oder er arbeitet diese Definition innerlich zu einer konkreteren Fassung um (meistens unbewußt). Dann haben Sie aber "ruckzuck" die Situation, dass verschiedene Mitarbeiter vom Gleichen reden, aber unterschiedliche Ergebnisse aus der EDV erhalten - keine vertrauensbildende Maßnahme, denn in der Folge wird jeder mit seinen eigenen Listen und Interpretationen arbeiten. Die Benutzung wird damit personenbezogen und es gibt Reibungsverluste.
graphic EDV-Systeme sind streng deterministische Systeme. Das heißt, sie können nur nach ganz genauen Regeln arbeiten. Will der Mitarbeiter das EDV-System benutzen, dann bleibt nichts anderes übrig, als dieses Regelwerk zu benutzen.
Machen Sie sich klar, dass dieses Regelwerk von Menschen anhand technischer Grundlagen (Programmiersprache, Datenbankkonzept, etc.) zusammengestellt wird. Das bedeutet, dass je nach den Fähigkeiten dieser Menschen das Regelwerk beliebig kompliziert und sogar widersprüchlich werden kann. Der Anwender muss aber immer diesem Regelwerk folgen, um irgendein sinnvolles Ergebnis zu erhalten.
Das bedeutet für den Benutzer, dass die gleiche Aufgabe leicht oder schwierig zu lösen sein kann, abhängig von der Gesamtkonzeption des Regelwerks und von der erfolgten Qualität der Umsetzung. Ist sie schlecht, dann entstehen komplizierte Abläufe und es wird immer schwieriger, einen Nutzen zu realisieren, völlig unabhängig davon, welche Funktionalität in diesem Regelwerk abgebildet ist (Es gibt Software für 50 DM, die kaum zu bedienen ist und Software für 200.000 DM, die sich kinderleicht bedienen läßt - und umgekehrt!).
Wir sehen also, daß EDV nicht bedeutet, viel Funktionalität zu beinhalten. Sondern das Entscheidende ist, Funktionalität nutzen zu können - sie muß da sein und sie muß für den Mitarbeiter erreichbar sein.
Es bringt nichts, den potenziell leistungsfähigsten Rennwagen zu besitzen, der auf dem Teststand super läuft, wenn der Fahrer im Rennen einfach nicht an die Leistung herankommt.
Denn Ihre Mitarbeiter (auch Sie selbst) sind jeden Tag in einem Rennen. Es heißt Tagesgeschäft. Es kommt darauf an, dass Sie Ihre Runden schneller fahren als die anderen. Das können Sie nicht, wenn Sie dauernd an irgendwelchen Einstellungen herumfummeln müssen. Der Rennfahrer benötigt beide Hände am Lenkrad, der Mitarbeiter benötigt seinen Kopf für das Tagesgeschäft.
Bis hierher läßt sich der Artikel auf zwei Aussagen komprimieren:
graphic Je komplizierter sich der menschliche Verstand durch die internen EDV-Regelwerke kämpfen muss, desto mehr Zeit wird zwangsläufig mit den inneren Problemen der EDV anstelle mit den Problemen des Unternehmens verbracht.
graphic Die Komplexität von EDV-Systemen hängt weitgehend unabhängig vom vorhandenen Funktionsumfang im wesentlichen von der Qualität des Regelwerks ab, und es ist genau diese Komplexität, die entscheidet, ob Sie die Funktionaliät nutzen können oder nicht.
Damit haben wir die Be-Nutzung der EDV behandelt. Aber es fehlt der zweite wichtige Faktor, der Mensch, der Benutzer.
(Bevor Sie jetzt zum nächsten Kapitel wechseln, denken Sie zuvor bitte noch einmal über mögliche Konsequenzen aus den beiden letzten Aussagen nach)