Beispiele
Nachfolgend zeigen wir einige Beispiele auf, wie EDV als Hilfsmittel gerne mit dem Problem an sich verwechselt wird.
graphic Wir müssen Dokumente zentral verfügbar machen, wir benötigen ein Netzwerk.
Ganz klar: mit einzeln stehenden PCs kann man Dokumente nicht zentral ablegen. Ein PC- Netzwerk ist die technische Grundlage dafür. Viele PC-Netzwerke entstanden aus diesem Gedanken heraus. Das Ergebnis war oft: Jeder speichert weiterhin "seine" Dateien auf "seiner" Festplatte.
graphic Was wurde hier vergessen: es muß eine verbindliche Organisation im Netzwerk geben, wo welche Art von Dokumenten abzulegen ist, und es muss auch regelmäßig geprüft werden, ob das auch so gehandhabt wird (Letzteres wird natürlich sehr schwer, wenn ausgerechnet die Chefs durch jegliche Abwesenheit von EDV-Kenntnissen glänzen). EDV-Organisation funktioniert nur, wenn die Abläufe recht genau vorgeschrieben werden. Und die Kontrolle ist notwendig, sonst kippt die Organisation nach drei Monaten über Bord - die eine Hälfte der Mitarbeiter hat nie verstanden, was jetzt eigentlich zu tun gewesen wäre, die andere Hälfte hält nichts davon.
Was war das Problem: keine verbindliche Regelung, welche Dokumente wo aufbewahrt werden.
Was war die Lösung: ein Hilfsmittel beschaffen, um Dokumente zentral organisieren zu können.
Was ist weiterhin das Problem: es gibt immer noch keine verbindliche Regelung. Und falls doch, ist wahrscheinlich nicht allgemein verständlich. Und falls doch, wird vermutlich nicht überprüft, ob sich auch alle daran halten.
Was ist die Folge: Jeder legt seine Dateien weiterhin dort ab, wo es ihm einfällt.
graphic Unsere Korrespondenz wird zu langsam erstellt. Wir müssen...
a) bessere Textverarbeitungen einführen
b) schnellere PCs beschaffen
a) führt oft zu b), denn die neuen Textverarbeitungen belasten den bisher ausreichend schnellen Rechner stärker, und jetzt ist er nicht mehr ausreichend schnell.
Das Problem ist nicht die Korrespondenz, oder die Geschwindigkeit, mit der sie geschrieben wird. Der eigentliche Text ist immer recht schnell getippt. Aber dann paßt der Brief- oder Faxkopf nicht, oder die Geschäftsführer und Banken stehen nicht auf den Millimeter genau richtig am unteren Rand, und könnte man hier nicht noch ein wenig einrücken, und hier ein wenig mehr Abstand, und dieses Wort vielleicht fett oder doch besser kursiv? Und überhaupt, wie heißt eigentlich unsere Unverbindlichkeitsfloskel am Textende?
graphic Eine gute Vorlage löst genau dieses Problem. Viele - vor allem kleinere - Unternehmen arbeiten völlig ohne Vorlagen oder nur mit den Standardvorlagen, die bei der Software mitgeliefert sind oder nur mit rudimentären Vorlagen. Eine gute Vorlage beinhaltet das Layout und die typischen Zeichen- und Absatzformate. Daran haben sich alle zu halten - auch die Abteilungsleiter. Und siehe da, plötzlich ist ein Brief in fünf Minuten versandfertig!
Was war das Problem: Korrespondenz dauert zu lange, weil man zuviel nachbessern kann (oder zu müssen glaubt).
Was war die Lösung: bessere Textverarbeitung, schnellere PCs.
Was ist weiterhin das Problem: man kann immer noch zuviel nachbessern.
Was ist die Folge: mit der Schreibmaschine dauerte es dreißig Minuten um einen ordentlichen Brief zu schreiben, mit dem Computer auch (man hat nur 20-Mal hin und her verbessert).
graphic Wir sind für unsere Geschäftspartner nur schwer erreichbar. Wir benötigen EMail.
Das ist auf jeden Fall grundsätzlich eine Idee. Ablehnen kann das eigentlich nur, wer sich Telefonate von der Sekretärin durchstellen lässt und noch nie zehnmal vergebens bei einer Durchwahl angerufen hat oder absolut tippfaul ist. Außerdem gibt es ja auch Probleme, die nicht sofort geklärt werden können, sondern bei denen die Person von gegenüber auch erst Unterlagen zusammentragen muss. Hier ist eine EMail auf jeden Fall effektiver als ein Telefonat. Es gibt noch viele weitere Anwendungen.
Aber was passiert: wenn der Kundenbetreuer acht Stunden am Tag am Telefon hängt, dann wird er seine eingehenden EMails auch nicht mehr bearbeiten können. Oder Maier geht in Urlaub, aber sein Postkasten wird nicht umgeleitet. In beiden Fällen ist die Erreichbarkeit = null. Und dann verwaltet jeder sowieso seine eigenen EMail-Adressen, und damit fängt das Chaos wieder von vorne an.
graphic Zu einem EMail-System gehört auch eine gewisse Nutzungskultur. EMails müssen regelmäßig gelesen werden, sie müssen auch beantwortet werden, und das innerhalb von maximal 24 Stunden. Das muss allen Mitarbeitern vermittelt werden und daran müssen sich auch alle halten. Ansonsten bleibt dem Geschäftspartner wieder nichts anderes übrig, als zum Telefon zu greifen. Außerdem müssen die EMail-Adressen zentral für alle zugänglich bleiben und es müssen sinnvolle Verteilerlisten eingeführt werden. Außerdem müssen die Abteilungsleiter selbst per EMail von aussen und von den eigenen Mitarbeitern erreichbar sein, sonst können wesentliche Entscheidungen ja doch wieder nur im persönlichen Kontakt vorbereitet und getroffen werden - das konterkariert den Sinn des EMail-Systems, Erreichbarkeit zu schaffen.
Was war das Problem: wir sind schlecht erreichbar.
Was war die Lösung: per EMail eine dauernde, aber nicht sofortige Erreichbarkeit zu schaffen.
Was ist weiterhin das Problem: der Geschäftspartner erhält auch weiterhin keine Antworten auf seine Fragen.
Was ist die Folge: Das Unternehmen bietet nach außen weiterhin ein schlechtes Image.