Beispiel "Textdokumente"
Über das Seitenlayout wollen wir lieber keinen Vorschlag machen, da gibt es zu viele Meinungen. Achten Sie aber darauf, dass Sie das gewünschte Seitenlayout mit allen Programmen bzw. den am häufigsten verwendeten auch durchziehen können. Wichtig wäre vielleicht auch noch folgendes: lassen Sie am Seitenanfang noch zwei Leerzeilen stehen, die Sie dann löschen können, falls der Text gerade noch auf die zweite Seite umbricht - dann kommen Sie leicht doch noch mit einer Seite aus, ohne dass sich jemand verkünsteln muß (Wer möchte schon, dass auf der zweiten Seite nur noch "Mit freundlichen Grüßen" steht?).
Sehr häufig werden die folgenden Arten von Dokumentvorlagen benötigt:
graphic Briefvorlage
Diese kann gleichzeitig auch für Telefaxe benutzt werden, dazu muß lediglich irgendwo im Kopf der Text "Faxnr." stehen. Wenn das Dokument kein Fax ist, dann kann dieser Text ja einfach gelöscht werden. Machen Sie auf keinen Fall eine eigene Faxvorlage - das ist völlig überflüssig. Was machen Sie denn, wenn Sie einen Text als Brief beginnen und dann doch faxen möchten - das Layout bleibt doch sowieso das Gleiche?
graphic Notizzettel-Vorlage
Manchmal muss man nur kurz handschriftlich etwas festhalten. Dafür ist dieser Notizzettel da - drucken, beschreiben und weitergeben (oder ablegen). Gestalten Sie den Notizzettel so, dass er auch zum Faxen benutzt werden kann. Wichtige Angaben sind: Datum, Ersteller, Thema, Empfänger, Status (Nur Info, Zu erledigen, Erledigt am).
graphic Textvorlage
Es gibt ja nicht nur Briefe, sondern vielleicht auch technische Dokumente, Datenblätter, eine Postenaufstellung oder eine sonstige Art von Text, der kein Brief/Fax ist. Dafür ist die Textvorlage da. Sie enthält praktisch nur den Seitenkopf und den Seitenfuß. Falls es Standardgliederungen gibt (Zum Beispiel ein vorgeschriebener Aufbau für Datenblätter), dann könnten diese in der Textvorlage als Textbaustein vorgegeben sein - auf diese Weise erhalten Sie nicht zuviele Vorlagen.
graphic Prospektvorlage
Es gibt ja nicht nur Briefe, Notizen und Texte, sondern vielleicht arbeiten Sie auch mit Faltblättern und Prospekten, die zum Beispiel bei Angeboten individuell erstellt und beigelegt werden (Mit Bildern, einem vorgegebenen Layout und einer Standardgliederung). Dafür verwenden Sie die Prospektvorlage.
Mit unser empfohlenen Aufteilung: Layout=Vorlage und Inhalt/Gliederung=Textbaustein gewinnen Sie mehr Flexibilität und müssen viel weniger Vorlagen verwalten. Wenn Ihre Anwender nicht mit Textbausteinen klarkommen, können Sie ja tricksen: Sie bzw. Ihre EDV verwalten selbst Vorlagen und Textbausteine, für die Anwender erzeugen Sie damit aber mehrere Vorlagen, die Sie im Netzwerk bereitstellen.
Bei den Absatzformatierungen kommen wir seit zehn Jahren mit folgenden Layouts hervorragend aus, und vor allem können diese in Textverarbeitungen in entsprechend vordefinierte Vorgaben umgesetzt werden (wenn Sie nicht wissen, was Absatzvorgaben sind, dann wird es höchste Zeit, sich jetzt einmal damit zu beschäftigen):
graphic Standardabsatz
Eine halbe Zeile Abstand, volle Seitenbreite.
graphic Auflistung
Wie der Standardabsatz, aber erste Zeile 1 cm eingerückt und mit einem Listenpunkt, alle Folgezeilen 1,5cm eingerückt
graphic Auflistung-Fortsetzung
Wie der Standardabsatz, aber 1,5cm von links eingerückt (Dieses Format kann auch im normalen Text als Einrückung verwendet werden).
graphic Auflistung-Überschrift
Wie der Standardabsatz, aber in Fettschrift (Wird selten benutzt)
graphic Datenzeile
Wie der Standardabsatz, aber Tabulator mit Punkten auf 4cm, alle Folgezeilen 4cm eingerückt. Das sieht *ungefähr* so aus:
Motorleistung.......bei 2000 U/min 130 KW
                           bei 4000 U/min 160 KW
Wenn die 4cm einmal nicht reichen, dann wird erst in der zweiten Zeile weitergeschrieben.
graphic Datenzeile-Fortsetzung
Wie der Standardabsatz, aber alle Zeilen links um 4cm eingerückt.
graphic Tabellentext
Wie der Standardabsatz, aber eine Viertelzeile Abstand jeweils vor und nach dem Absatz (das gibt gleichmäßige Abstände von den Tabellenlinien)
graphic Kommentar
Wie der Standardabsatz, aber links um 1,5cm eingerückt und mit kursiver Schrift.
Wie gesagt, diese Formatierungen genügen praktisch für alles, was man mit Brief und Text machen kann. Damit konnten auch komplette EDV-Handbücher geschrieben werden. Bei Prospekten oder für Gliederungen kann es noch notwendig werden, Formatvorgaben für Bilder, Bildunterschriften, Überschriftsebenen 1..4 usw. anzulegen.
Bei der verwendeten Schriftart sollten Sie unbedingt beachten:
graphic Verwenden Sie keine exotische Schrift, die nicht an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung steht. Wenn die Dokumente auch elektronisch nach aussen gegeben werden sollen, dann verwenden Sie auch keine Schrift, die der Empfänger vielleicht nicht hat - er hat dann den Ärger, das Dokument am Bildschirm irgendwie angezeigt zu bekommen und wird sich über Ihr Dokument sicher nicht so freuen, wie Sie das gerne hätten.
graphic Denken Sie auch daran: die Standardschriften wie Arial, Times New Roman oder Helvetica sind u.a. deshalb so beliebt, weil sie gut lesbar sind. Irgendwelche Exoten sind in der Regel schlechter lesbarer oder ähneln diesen Standardschriften so sehr, dass einem Außenstehenden der Unterschied nicht mehr auffällt.
graphic Das gleiche Dokument wird an unterschiedlichen Druckertypen immer etwas unterschiedlich aussehen, da hilft kein TrueType und kein WYSIWYG. Also verkünsteln Sie sich nicht.