Beispiel "Tabellenkalkulation"
Wenn Sie mit einer Tabellenkalkulation Dokumente erstellen, die nach außen gegeben werden sollen, dann versuchen Sie das Seitenlayout im wesentlichen beizubehalten. Achten Sie auch auf die wesentlichen Daten: wer hat wann ein Dokument erstellt, welchen Betreff oder Titel hat es.
Welche Arten von Kalkulationsblättern es in Ihrem Unternehmen gibt, wagen wir hier nicht zu vermuten. Typischerweise werden Sie aber verschiedene Umsatzstatistiken, Provisionsstatistiken, Lagerwertübersichten, Auftragsbestandsvorschau usw. haben. Wenn diese Papiere nicht direkt aus einer Warenwirtschaft oder einem Produktionssystem gedruckt werden, sondern manuell zusammengestellt werden müssen, dann könnte es sich lohnen, jeweils eine Vorlage anzulegen. Um die Vorlagen etwas übersichtlicher zu gestalten, könnten Sie auch mehrere zusammengehörige Kalkulationsblätter als Arbeitsblätter in einem Spreadsheet zusammenfassen, zum Beispiel alle Umsatzlisten in einer Vorlage "Umsatzstatistiken". Zu jeder Vorlage sollte es auch eine (aktuelle) Arbeitsanweisung geben, woher die benötigten Daten besorgt werden und wo sie jeweils eingetragen werden müssen.
Viele Tabellenkalkulationen unterstützen keine Absatzformatierungen. Das ist logisch, denn Tabellenkalkulationen sind eigentlich zum Rechnen da und nicht zum Fließtextschreiben. Folglich soll ein Text genau dort stehen, wo er in einer Zelle eingetragen wurde, und wird nicht mehr mit Absatzabständen oder Einzügen formatiert. Nichtsdestotrotz kann man meist verschwenderisch mit Zeichenformaten umgehen. Hier sollten Sie versuchen, eine gewisse Einheitlichkeit zu bewahren wie zum Beispiel:
graphic Titel
Die Titel geben an, um welche Statistik es sich handelt, eventuell auch Nebenbedingungen. Die Schrift ist um zwei Schriftgrade erhöht und fett, wie zum Beispiel:
Provisionsauswertung 2000
Verkaufsgebiet Nord
graphic Überschriften zu rechtsstehenden Daten
Normalgroße, fette Schrift mit einem Doppelpunkt, wie zum Beispiel:
Gesamtumsatz:     EUR 1.000.000,00
graphic Spaltenüberschriften
Normalgroße, fette Schrift, mit einer Querlinie unterhalb der Spaltenüberschrift.
graphic Daten
Immer in normalgroßer, einfacher Schrift
graphic Summen
Normalgroße, fette und kursive Schrift mit einem doppelten Querstrich oberhalb der Summe
graphic Striche, Umrahmungen und Farben
Sollten nur bescheiden eingesetzt werden, denn meistens lenken sie nur von den anderen, sachlichen Hervorhebungen ab. Das Ergebnis ist dann oft ein bunter Papagei.
Für die Schriftart gilt das Gleiche wie bei den Textdokumenten - halten Sie sich an Standards, die jeder lesen und drucken kann.